Habitualmente
planejar e decidir são vistos como processos inerentes à cúpula das empresas.
Nessa visão, cabe ao restante da organização apenas a execução do que é
planejado e decidido pela alta administração.
Essa é uma visão
enganosa, pois na verdade todos os membros da organização planejam e decidem em
seu dia-a-dia.
A atividade de planejar
na organização, que transcende ao planejamento formal com base em análise
competitiva, de portfólio etc., pode ser vista como um “estado de espírito”, em
que todos procuram trabalhar antecipadamente tudo que é relevante à
empresa, visando a assegurar uma execução precisa/eficaz.
O processo
decisório também é algo que envolve todos os cargos. Mesmo aqueles mais
voltados à execução envolvem aspectos que requerem tomada de decisão: levar ou
não um problema à cúpula, responder a uma pergunta ou afirmar que não sabe,
investir ou não mais tempo em determinado assunto, prometer ou não alguma data,
trocar ou não um produto, conceder ou não um desconto. Essas são decisões que,
inadequadamente tomadas, podem significar perdas e problemas para a empresa.
A busca de maior
refinamento dos processos de planejar e decidir exige atenção a detalhes sutis,
que normalmente fogem à percepção das pessoas. Um desses detalhes é a
diferenciação entre processos individuais e grupais.
Nos processos
individuais é importante atentar a tópicos como: personalidade e
disposição a assumir riscos, paciência, superação da ansiedade e da tendência à
superficialidade, concentração, busca de excelência, motivação, criatividade,
assertividade, objetividade, capacidade de raciocínio, domínio de técnicas de
pesquisa/análise, lógica de decisão, conhecimentos técnicos etc.
Nos processos
grupais é preciso atentar adicionalmente a outros aspectos como: habilidades
interpessoais envolvendo capacidade de ouvir, expressar-se com clareza e
objetividade, atitudes e posturas positivas, habilidade de coordenar reuniões,
técnicas de trabalho em grupo, gerência de conflitos, técnicas de negociação,
administração de processo e outros.
Essas são sutilezas relevantes, mas que paradoxalmente
recebem pouca atenção, mesmo nos níveis mais altos da estrutura. São
fatores-chave para o refinamento do planejamento e do processo decisório na
empresa como um todo, algo dentro de uma tendência à descentralização e
crescente autonomia de ação dos colaboradores em todos os níveis da empresa.
FAZENDO TODOS PLANEJAREM E
DECIDIREM MELHOR
1. Preocupe-se em gerar as informações que a organização
como um todo precisa para planejar e decidir. Cada pessoa deve ser treinada a
ir buscar as informações e dados que necessita para planejar e decidir, mas
isso é, muitas vezes, insuficiente. A alta administração precisa alimentar a
organização com informações (objetivos, direcionamento, estratégias, diretrizes
e informações que só a cúpula consegue obter) para produzir planos e decisões
coerentes em toda a empresa.
2. Implante programas de treinamento na empresa como um
todo, que enfatizem a prática de planejar e decidir melhor. O objetivo é
desenvolver novos hábitos e habilidades. Nesse sentido, passar conceitos não é
suficiente: a prática é fundamental.
3. Desenvolva instrumentos que sistematizem e ajudem a
planejar e decidir melhor: check lists, guias, softwares, planilhas e manuais
práticos. Incentive a
criação de tais instrumentos por meio de concursos,
premiações, campanhas internas etc..
4. Incentive as pessoas a escreverem casos sobre
incidentes e sucessos que ocorreram que ilustrem a importância de
planejar/decidir bem e, ao mesmo tempo, mostrem em detalhes o que é
recomendável fazer/não fazer.
5. Faça os vários setores avaliarem como estão em termos
de planejamento e decisão por meio de reuniões mensais que gerem um relatório
de auto-avaliação. Faça um diretor da empresa analisar os relatórios e fazer
uma apresentação à diretoria para debates, recomendações, elogios formais etc..
6. Periodicamente (trimestral ou semestralmente), organize
grupos de trabalho multi-setoriais para fazer “auditorias” dos processos de
planejamento e tomada de decisão sobre a linha de frente até à cúpula. Essas
“auditorias” devem gerar recomendações específicas de melhorias, revisões de
diretrizes, mudanças em programas de treinamento, reciclagem de pessoas
específicas etc..
7. Use problemas, erros, reclamações de clientes,
conflitos internos e incidentes em geral para detectar disfunções de planejamento/processo
decisório. Evite explicações simplistas ou que atribuam a culpa a fatores
externos: em todos os casos haverá disfunções de planejamento/decisão
presentes, que, analisadas e trabalhadas, gerarão aprendizagem e
aperfeiçoamento.
